Pełnomocnictwo do dokonania czynności na Ukrainie: Jak to zrobić?
Krok 1: Dostosowanie pełnomocnictwa do wymogów ukraińskiego prawa
Krok 2: Dostosowanie pełnomocnictwa do wymogów polskiego prawa
Krok 3: Tłumaczenie na polski
Krok 4: Podpisanie pełnomocnictwa
Krok 5: Tłumaczenie na ukraiński
Regulacje prawne
Sporządzenie pełnomocnictwa w Polsce do dokonania czynności na Ukrainie jest złożonym procesem, który obejmuje kilka ważnych kroków. Proces ten wymaga przestrzegania wymogów prawnych obu krajów.
Jest to najczęściej bardzo trudne zagadnienie dla osób, które nie są obyte z oboma systemami prawnymi. Jednak jest to proces, któremu na pewno podołasz samodzielnie po tym jak zrozumiesz jakie kroki należy podjąć.
Poniżej znajdziesz szczegółowy przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci maksymalnie uprościć procedurę i zwiększyć szanse na bezproblemowe załatwienie sprawy.

Krok 1: Dostosowanie pełnomocnictwa do wymogów ukraińskiego prawa
Pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z ukraińskim notariuszem, który będzie rejestrował czynność na podstawie pełnomocnictwa sporządzonego w Polsce. Ukraiński notariusz pomoże Ci dostosować treść pełnomocnictwa do ukraińskich przepisów prawnych.
Chociaż wszyscy notariusze działają na podstawie tych samych przepisów prawnych, ich podejście do interpretacji i stosowania tych przepisów może się różnić. Dlatego zalecam skontaktowanie się z konkretnym notariuszem, który finalnie będzie rejestrował czynność do której jest wydawane pełnomocnictwo. Notariusz wskaże, jakie informacje i zapisy muszą być zawarte w dokumencie, aby był on zgodny z ukraińskim prawem i został zaakceptowany przez niego.
Krok 2: Dostosowanie pełnomocnictwa do wymogów polskiego prawa
Czynności notarialnych dokonuje się w języku polskim. Na żądanie strony notariusz może dokonać dodatkowo tej czynności w języku obcym, wykorzystując własną znajomość języka obcego wykazaną w sposób określony dla tłumaczy przysięgłych lub przy udziale tłumacza przysięgłego.
art. 2 § 3. Prawo o notariacie
Pełnomocnictwo w Polsce może być udzielone w formie pisemnej, ustnej, a także w formie aktu notarialnego, w zależności od rodzaju czynności prawnej, którą ma obejmować.
Według polskiego prawa forma pełnomocnictwa musi odpowiadać formie wymaganej dla czynności prawnej, której dotyczy. Należy zatem odróżniać poświadczenie podpisu od aktu notarialnego, gdyż nie zawsze poświadczenie podpisu jest wystarczające.
Poświadczenie podpisu to prostszy proces, w którym notariusz potwierdza tożsamość osoby podpisującej dokument. Stosuje się go, gdy nie ma potrzeby pełnej formalności aktu notarialnego, ale wymagana jest pewna weryfikacja prawna. Warto zaznaczyć, że w tym przypadku notariusz nie poświadcza treści dokumentu i też nie sprawdza czy jest ona zgodna z prawem.
Przykłady obejmują:
- Pełnomocnictwo do transakcji niezwiązanych z nieruchomościami: Udzielanie pełnomocnictwa komuś do działania w twoim imieniu w różnych sprawach.
- Umowy najmu: W przypadku niektórych umów najmu właściciel lub najemca mogą wymagać poświadczenia podpisu.
- Formularze zgody rodzicielskiej: Zezwolenie dzieciom na podróż za granicę może wymagać poświadczonych podpisów obojga rodziców.
- Formularze administracyjne: Niektóre wnioski lub deklaracje składane w urzędach mogą wymagać poświadczenia podpisu.
Jak zrozumieć czy potrzebuje pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego?
Akt notarialny to formalny dokument sporządzany i potwierdzany przez notariusza. Jest wymagany przy transakcjach prawnych, które potrzebują wysokiego poziomu bezpieczeństwa i pewności prawnej. Odpowiednio pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego również będzie wymagane do takich czynności. W tym przypadku notariusz poświadcza też prawidłowość treści dokumentu, jej zgodność z prawem.
Przykłady obejmują:
- Kupno lub sprzedaż nieruchomości: Sprzedaż nieruchomości musi być udokumentowana aktem notarialnym.
- Ustanowienie hipoteki: Tworzenie hipoteki na nieruchomości wymaga tego formalnego procesu.
- Darowizna nieruchomości: Darowizna nieruchomości jest ważna, jeśli jest dokonana w formie aktu notarialnego.
- Umowy małżeńskie: Przedmałżeńskie umowy są często dokumentowane w ten sposób.
Uproszczona zasada: Pełnomocnictwo do dokonania czynności z nieruchomością (kupno, sprzedaż, darowizna) powinno być sporządzone w formie aktu notarialnego.
Krok 3: Tłumaczenie na polski
W zależności od tego, czy potrzebujesz sporządzić pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego, czy wystarczy jedynie poświadczenie podpisu, Twoje oczekiwania wobec tłumaczenia będą się różnić.
W przypadku poświadczenia podpisu zalecam skorzystanie z dwujęzycznych dokumentów. Najwygodniejszym sposobem na sporządzenie takiego pełnomocnictwa jest stworzenie go w formie dwóch kolumn: jednej w języku ukraińskim, a drugiej w języku polskim. Pozwoli to notariuszowi na zapoznanie się z treścią dokumentu oraz na jego jednoczesne podpisanie w języku ukraińskim.
Aby polski notariusz mógł sporządzić akt notarialny, należy przygotować tekst pełnomocnictwa zgodny z ukraińskimi wymaganiami i przetłumaczyć go na język polski. Stanowczo odradzam korzystanie z tłumaczeń wykonanych przy użyciu translatora online, ponieważ terminy prawnicze często nie są tłumaczone odpowiednio, a notariusz nie zawsze może je poprawić samodzielnie, gdyż zazwyczaj nie ma wystarczającej znajomości prawa ukraińskiego.
Notariusz w Polsce doda swoją preambułę oraz odniesienia do polskiego prawa. Polski notariusz sprawdzi, czy nie trzeba wprowadzić dodatkowych poprawek i doda swoje przepisy, w tym na przykład wzmiankę o pobranych opłatach.
Krok 4: Podpisanie pełnomocnictwa
W obu przypadkach możesz umówić się z wybranym notariuszem na przesłanie mu przygotowanych tłumaczeń i wizytę w kancelarii w celu podpisania pełnomocnictwa.
W przypadku aktów notarialnych należy również pamiętać, że jeżeli nie mówisz po polsku, to notariusz może wymagać obecności tłumacza przysięgłego, który by mógł odczytać akt w języku, który rozumiesz, podczas podpisania. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami.
Pełnomocnictwo dwujęzyczne po podpisaniu już może zostać przez Ciebie wykorzystane. Natomiast pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego wymaga wykonania dodatkowego kroku.

Krok 5: Tłumaczenie na ukraiński
Tłumaczenie dokumentów w Polsce jest wykonywane przez tłumaczy przysięgłych. Prawo ukraińskie nie zna takiej instytucji, stąd również tłumaczenia dokumentów są wykonywane przez tłumacza i poświadczane przez notariusza.
Dlatego zalecam wykonanie tłumaczenia na język ukraiński na miejscu według ukraińskich zasad. Najczęściej jest to bardziej korzystne finansowo, a w dodatku nie wywołuje zdziwienia u ukraińskich urzędników.
W razie konieczności i na wyraźne życzenie klienta osobiście wykonuję tłumaczenia aktów notarialnych na język ukraiński, jednak akcentuję uwagę na tym, że nie koniecznie to tłumaczenie będzie wystarczające dla dokonania czynności na Ukrainie.
Powyższy przewodnik jest sporządzony na podstawie mojej wiedzy praktycznej zdobytej w ramach wykonywanego zawodu tłumacza przysięgłego i zachęcam do konsultacji z notariuszami w celu uzyskania precyzyjnych informacji w każdym odrębnym przypadku.
Możliwość dodawania komentarzy nie jest dostępna.